Tìm hiểu idle time là gì sẽ giúp các doanh nghiệp quản lý hoạt động cũng như nhân sự hiệu quả nhất trong một khoảng thời gian.
Idle time là gì?
“Idle time là thời gian vô ích hay thời gian nhàn rỗi là khoảng thời gian không hoạt động, không sản xuất do nguyên nhân ngoài tầm kiểm soát”
Khoảng thời gian này có liên quan đến việc nhân viên chờ đợi công ty có công việc để làm hoặc một bộ phận trang thiết bị máy móc nào đó có khả năng vận hành nhưng lại không được đem ra sử dụng trong sản xuất.
Trong một số trường hợp, idle time cũng có thể liên quan đến máy tính, tức là đề cập đến thời gian xử lý của máy tính cho một tác vụ nào đó. Tuy nhiên, đội ngũ nhân viên vẫn được trả lương theo đúng quy định lương thưởng, chính vì thế đây được coi là tình trạng hoạt động không hiệu quả của doanh nghiệp.
Ví dụ về idle time
Hãy cùng tham khảo một số ví dụ để hình dung chính xác hơn về Idle time là gì nhé.
Một nhóm kỹ thuật viên được phân công nhiệm vụ lắp ráp thiết bị xe máy với yêu cầu công việc là sẽ phải tạo ra được 100 chiếc xe hoàn thiện trong vòng 1 ca làm việc, tức 8 tiếng đồng hồ. Sau đó, một nhóm kỹ thuật viên khác sẽ có trách nhiệm kiểm tra thành phẩm để đảm bảo chất lượng và các vấn đề liên quan trước khi xuất xưởng.
Tuy vậy nhưng thực tế nhóm lắp ráp chỉ mới thực hiện được 50 chiếc xe nên nhóm kiểm tra chất lượng lại không thể triển khai kế hoạch như ban đầu. Và chính khoảng thời gian chờ đợi nhóm lắp ráp hoàn thiện 50 chiếc xe còn lại sẽ là idle time của nhóm kiểm tra, họ cần chờ đợi công việc để làm.
Ví dụ khác liên quan đến các thảm họa thiên nhiên như bão, lũ lụt, hạn hán,… là điều không ai mong muốn và không thể kiểm soát. Hậu quả của quá trình này sẽ gây ra khá nhiều cản trở cho các hoạt động chuyên chở, vận chuyển hàng hóa, vận chuyển hành khách,… Điều này cũng khiến cho nguồn nguyên liệu sản xuất đôi lúc bị thiếu hụt dẫn đến việc người lao động phải tạm thời dừng hoạt động.
Nguyên nhân dẫn đến idle time là gì?
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sự xuất hiện của idle time – thời gian vô ích, thời gian nhàn rỗi. Trong đó phổ biến nhất phải kể đến là các vấn đề sau đây:
Do công tác quản lý không hiệu quả từ ban quản trị doanh nghiệp: các nhà quản lý không bao quát được toàn bộ quy trình công việc, dẫn đến vấn đề không thể sắp xếp công việc theo một hệ thống nhất định và mọi hạng mục không được đưa vào đúng guồng hoạt động của nó.
Thiên tai, dịch bệnh, thảm họa thiên nhiên: Đây thực sự là những lý do bất khả kháng gây ra thời gian nhàn rỗi cho con người trong kinh doanh sản xuất. Mưa bão lớn kèm lốc xoáy sẽ khiến công nhân không thể tiếp tục công việc tại công trường thi công, hoặc tình hình dịch bệnh Covid 19 đã hạn chế hoạt động của 80% cơ sở kinh doanh.
Lỗi máy móc, trang thiết bị trong xưởng sản xuất – công ty: máy móc không thể hoạt động bình thường cũng có thể gây ra idle time. Các nhân viên kỹ thuật sẽ phải tiến hành sửa chữa, tức là ngừng hoạt động của chiếc máy ấy và điều này sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất.
Do bản thân nhân viên tự tạo ra thời gian nhàn rỗi: vì không thể hoàn thành tiến độ như ban đầu nên ảnh hưởng đến cả quy trình của đội ngũ phía sau (như ví dụ về đội lắp ráp và đội kiểm tra chất lượng xe máy đã đề cập ở trên).
Chưa có kế hoạch cho công việc tiếp theo: điều này thường xảy ra khi các công việc trước đó đã được triển khai và hoàn thành trước thời gian cần thiết. Tuy nhiên, vẫn chưa có bản kế hoạch cụ thể cho công việc kế tiếp. Khi ấy, nhân viên cấp dưới cũng như các trang thiết bị đều sẽ có thời gian nghỉ idle time.
Sự cố bất ngờ, hy hữu: điều này sẽ dẫn đến việc tạo nên idle time vì cần có ban thanh tra đến kiểm tra và làm việc. Thông thường, họ sẽ yêu cầu dừng lại tất cả những công việc đang thực hiện trong quá trình kiểm tra.
Đặc điểm của thời gian vô ích idle time
Thời gian vô ích – Idle Time thường bị nhầm lẫn với thời gian “chết” để bảo trì hay sửa chữa thiết bị. Tuy nhiên, điều này trên thực tế không đúng hoàn toàn bởi thời gian “chết” sẽ tuân theo lịch trình được quy định rõ ràng cho tài sản sản xuất. Đây là một lịch trình đã được lên kế hoạch từ trước, trong sự kiểm soát của doanh nghiệp và có những phương án dự trù phù hợp.
Idle time chính là lỗ hổng trong quản trị thời gian ở các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có chi phí cố định cao. Thời gian vô ích là yếu tố có thể điều chỉnh được thông qua việc thay đổi cách vận hành, quản lý trong các bộ phận. Điều này không mang tính tuyệt đối với các trường hợp bất khả dĩ nhưng đâu đó vẫn có thể hạn chế tối đa tác động tiêu cực của idle time khi nó xuất hiện. Thực tế, nếu idle time càng lớn sẽ khiến doanh nghiệp đối diện với nhiều vấn đề về mặt tài chính hơn.
Hậu quả của idle time là gì đối với doanh nghiệp?
Việc quản lý thời gian hoạt động cũng như hiệu quả sản xuất được coi là những yếu tố then chốt trong sự tăng trưởng của một doanh nghiệp. Theo đó, nếu như xảy ra các tình trạng có một bộ phận lao động hoặc hệ thống trang thiết bị máy móc không làm việc nhưng nhân viên vẫn được hưởng lương theo quy định bình thường thì chắc chắn đây sẽ là một điểm bất lợi cho hoạt động chung của doanh nghiệp.
Điều này sẽ dẫn đến sự suy giảm năng suất, tăng chi phí khấu hao nhưng lại giảm số lượng thành phẩm đầu ra. Và tất nhiên, nó sẽ ảnh hưởng đến sự duy trì và phát triển của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp quy mô nhỏ sẽ rất dễ đi đến tình trạng phá sản và không thể tiếp tục tồn tại.
Thực sự thì việc xuất hiện của idle time cũng là vấn đề có ảnh hưởng khá lớn đến cá nhân người lao động. Bởi có thể họ sẽ bị cắt giảm lương đến 30 – 40% nếu tình trạng thời gian nhàn rỗi diễn ra quá lâu, doanh nghiệp không có doanh thu.
Làm sao để hạn chế idle time trong sản xuất nói chung?
Mọi người cũng nên hiểu rằng rất ít doanh nghiệp có thể hoạt động 100% hiệu quả trong suốt một thời gian dài. Theo đó, việc idle time xảy ra là điều chắc chắn không thể tránh khỏi. Song, các doanh nghiệp vẫn có thể dự trù kế hoạch để hạn chế vấn đề đó, giúp tiết kiệm các khoản chi phí và tăng lợi nhuận.
Tùy theo từng doanh nghiệp cũng như nguyên nhân chính gây ra idle time thì ban quản trị của các doanh nghiệp cần phải đưa ra những biện pháp khắc phục phù hợp để đảm bảo hiệu quả trong quá trình kinh doanh, sản xuất. Chẳng hạn như thay đổi cách quản trị nhân sự, luôn có kế hoạch dự phòng cho các vấn đề như thiên tai, tai nạn,…
Hy vọng bài viết về idle time là gì trên đây đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về vấn đề này cũng như ảnh hưởng của nó đối với sự phát triển trong doanh nghiệp. Từ đó có hướng khắc phục hiệu quả để doanh nghiệp hoạt động năng suất hơn.
Pha Lê
