Cùng CleverAds tìm hiểu về mã dự phòng Gmail và quy trình kích hoạt đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp.
Trong thời đại số hóa ngày nay, tài khoản email của doanh nghiệp chứa rất nhiều thông tin quan trọng và là mục tiêu hấp dẫn của các vụ xâm nhập trái phép khi đóng vai trò chia sẻ, trao đổi thông tin dự án từ các thương vụ kinh doanh. Vì vậy, để đảm bảo tính an toàn cho tài khoản Gmail của doanh nghiệp, Google đã giới thiệu tính năng “mã dự phòng Gmail”.
1. Mã dự phòng Gmail là gì?
Mã dự phòng Gmail còn được gọi là “Backup Codes” hoặc “One-Time Passwords”. Đây là một cơ chế bảo mật được Google cung cấp để người dùng sử dụng trong trường hợp không thể truy cập tài khoản Gmail thông thường.
Điều này có thể xảy ra khi:
- Người dùng quên mật khẩu truy cập.
- Không thể nhận được mã xác minh từ yếu tố thứ hai (2FA).
2. Tại sao mã dự phòng Gmail là cần thiết cho doanh nghiệp?
Mã dự phòng Gmail đóng vai trò quan trọng như một lớp bảo vệ bổ sung, ngăn chặn việc truy cập trái phép vào tài khoản.
Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng mã dự phòng Gmail:
2.1. Ngăn chặn truy cập trái phép
Khi người dùng kích hoạt Mã dự phòng Gmail, ngay cả khi ai đó có mật khẩu, họ vẫn không thể đăng nhập vào tài khoản mà không có mã xác minh nhờ tính năng này.
Nhờ đó, ngăn chặn mọi nguy cơ xâm nhập từ bên ngoài và bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
Đọc thêm: Business Email: Những lưu ý để quản lý hiệu quả
2.2. Phòng tránh tấn công mạng
Mã dự phòng Gmail hoạt động như một tường lửa bổ sung bảo vệ tài khoản Gmail của doanh nghiệp khỏi các cuộc tấn công mạng.
Đây có thể là cuộc tấn công bằng cách gửi email lừa đảo (phishing), đánh cắp mật khẩu hoặc tấn công DDoS (tấn công phủ đối với dịch vụ).
Bằng việc sử dụng mã dự phòng Gmail, người dùng có thể bảo vệ tài khoản và doanh nghiệp của mình khỏi các mối đe dọa này.
2.3. Khả năng sử dụng khẩn cấp
Khi người dùng không thể truy cập tài khoản Gmail thông thường, mã dự phòng Gmail cho phép người sử dụng khôi phục quyền truy cập ngay lập tức.
Đồng thời, mã dự phòng Gmail hoạt động độc lập với kết nối internet, giúp người dùng truy cập tài khoản trong các tình huống khẩn cấp ngay cả khi không sử dụng kết nối mạng.
3. Làm thế nào để kích hoạt mã dự phòng Gmail cho doanh nghiệp?
Kích hoạt mã dự phòng Gmail cho tài khoản của doanh nghiệp là một quá trình đơn giản:
Đăng nhập tài khoản Gmail doanh nghiệp cần lấy mã.
- Chọn “Cài đặt tài khoản” và “Bảo mật”.
- Trong “Đăng nhập vào Google” hãy chọn “Xác minh 2 bước”.
- Tại “Mã dự phòng, chọn “Tiếp tục”.
Tài khoản sẽ tạo mã dự phòng dùng 01 lần để đăng nhập trên mọi thiết.
Đảm bảo thực hiện các tác vụ này để sử dụng:
- Nhận mã dự phòng.
- Tạo bộ mã dự phòng mới.
- Xoá mã dự phòng cũ.
- Tải mã dự phòng.
- In mã dự phòng.
4. Khắc phục tình trạng yêu cầu mã dự phòng Gmail
4.1. Khóa bảo mật
Khóa bảo mật là USB được thiết kế để xác minh 2 bước.
Bộ nhớ vật lý này chứa thông tin xác thực hoặc khóa được liên kết với tài khoản Google. Để sử dụng khóa, trước tiên, phải liên kết với tài khoản.
Để bật khóa bảo mật, đi tới “Quản lý tài khoản” > “Bảo mật” > “2FA” > “Khóa bảo mật”. Thực hiện kết nối khóa bảo mật với tài khoản.
Bây giờ, chỉ cần sử dụng trong khi đăng nhập. Trên trang xác minh, chọn “Thử cách khác” > “Khóa bảo mật” và đăng nhập. Nếu khóa được liên kết chính xác với tài khoản, bạn có thể đăng nhập.
4.2. Thêm Email khôi phục
Bạn nên thêm một ID Email khác làm địa chỉ khôi phục để Google liên hệ. Quá trình này dễ dàng hơn khi sử dụng tùy chọn khác.
Thêm Email khôi phục bằng cách:
- Mở cài đặt Tài khoản Google.
- Thông tin cá nhân và tùy chọn Email khôi phục.
Tại đây, cùng ID Email chính, bạn có thể thêm thư liên hệ và khôi phục từ các thành viên trong gia đình bạn hoặc tài khoản Email khác của bạn.
Mã dự phòng Gmail: Lời kết
Trong môi trường trực tuyến ngày nay, việc bảo vệ tài khoản Gmail của doanh nghiệp là mối quan tâm hàng đầu.
Mã dự phòng Gmail là một giải pháp không thể thiếu cho doanh nghiệp, đảm bảo rằng thông tin quan trọng của người dùng và của doanh nghiệp luôn được bảo vệ an toàn.
Đừng để tài khoản Gmail doanh nghiệp trở nên dễ dàng tiếp cận. Hãy kích hoạt mã dự phòng Gmail ngay hôm nay để đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp của người dùng.
Doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp quản trị, liên hệ CleverAds để nhận tư vấn và sở hữu trọn bộ Google Workspace nhanh nhất!
