CV Pool là một khái niệm quen thuộc đối với người làm tuyển dụng, được xem là một trong những chiến lược quan trọng giúp duy trì nguồn ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp. Vậy, CV Pool là gì? Đâu là cách xây dựng và quản lý CV Pool?
CV Pool là gì?
CV pool (Talent pool) là một cụm từ được sử dụng để chỉ nhóm những ứng viên tiềm năng, có khả năng phát triển và đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng của công ty trong tương lai. CV pool thường được xây dựng và duy trì bởi các nhà tuyển dụng dưới dạng cơ sở dữ liệu và được hỗ trợ bởi hệ thống theo dõi ứng viên (ATS). Bản chất CV pool không chỉ đơn thuần là danh sách các ứng viên mà còn là một chiến lược quản lý tuyển dụng cho tổ chức.
>>> Xem thêm: Applicant Tracking System là gì? Giúp ích gì cho doanh nghiệp?
Lợi thế của doanh nghiệp khi có một CV Pool là gì?
Lợi ích của doanh nghiệp khi có sẵn một tệp hồ sơ CV Pool là có thể tiết kiệm được thời gian, chi phí tuyển dụng và gia tăng hiệu quả lâu dài trong quá trình tìm kiếm ứng viên:
- Tiết kiệm thời gian: Thay vì phải tốn thời gian thu thập CV ứng viên một cách thủ công, nhà tuyển dụng giờ đây chỉ cần lọc tìm ứng viên trong CV Pool sẵn có là có thể tìm ra ứng viên phù hợp để liên hệ ngay.
- Tiết kiệm chi phí: Một CV Pool chất lượng, được quản lý và cập nhật liên tục sẽ giúp nhà tuyển dụng tiếp cận được ứng viên phù hợp ngay trong hệ thống của mình mà không cần tốn quá nhiều chi phí vào việc đăng tin tuyển dụng.
- Đa dạng hóa profiles ứng viên: Giúp cho công ty có một cộng đồng ứng viên tiềm năng đa dạng và phong phú, bao gồm cả những ứng viên đang làm việc ở các công ty khác hoặc những người đang học tập và chuẩn bị bước vào thị trường lao động.
- Gia tăng hiệu quả tuyển dụng: Do CV Pool là tập hợp các hồ sơ ứng viên sắp xếp theo từng vị trí/ngành nghề, nên doanh nghiệp có thể tìm được những ứng viên chất lượng nhất, phù hợp nhất với tiêu chí tuyển dụng. Giảm thiểu nguy cơ chọn lựa sai ứng viên.
Cách xây dựng và quản lý CV Pool với SHiring
Một nguồn ứng viên sẵn có luôn giúp cho việc tuyển dụng trở nên dễ dàng hơn. Với nền tảng quản trị tuyển dụng SHiring, doanh nghiệp bạn có thể xây dựng và quản lý CV Pool có hệ thống, hiệu quả cao theo các bước như sau:
Bước 1: Xác định chiến lược của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần làm rõ việc lưu trữ CV trong CV Pool nhằm phục vụ mục đích gì, doanh nghiệp cần tuyển ai, tuyển cho vị trí nào và khi nào thì cần tuyển, v.vv.. Đây là bước quan trọng để thiết lập ra các tiêu chí tuyển chọn CV ứng viên phù hợp với từng mục tiêu.
Bước 2: Đặt ra tiêu chí xây dựng CV Pool
Tùy thuộc mục tiêu của doanh nghiệp mà bộ phận tuyển dụng sẽ đặt ra các tiêu chí xây dựng CV Pool như: Vị trí địa lý, độ tuổi, ngành nghề, số năm kinh nghiệm, chức vụ đảm nhiệm, kỹ năng làm việc, chuyên môn, v.vv.. Đây là điều kiện để bộ phận tuyển dụng có thể lọc tìm ứng viên một cách thuận tiện nhất khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới.
Bước 3: Viết Job Description mô tả công việc chi tiết và chính xác nhất
Một bản mô tả công việc JD (Job Description) chi tiết và chính xác là yếu tố hết sức quan trọng để xây dựng một CV Pool chất lượng. Mô tả công việc càng bám sát yêu cầu tuyển dụng bao nhiêu thì việc tiếp cận ứng viên tiềm năng càng dễ dàng bấy nhiêu.
Tưởng tượng rằng bản mô tả công việc là một checklist mà khi ứng viên nhìn vào có thể thấy ngay bản thân mình đáp ứng được những tiêu chí nào, đánh giá được mức độ phù hợp của bản thân với vị trí tuyển dụng ra sao. Một bản JD chất lượng cần có đủ các thông tin: Tên vị trí đăng tuyển, mô tả công việc, yêu cầu công việc, kỹ năng phải có, kỹ năng nên có, kinh nghiệm với vị trí ứng tuyển, quyền lợi và đãi ngộ.
Bước 4: Tìm nguồn CV ứng viên để tạo thành CV Pool
Nhà tuyển dụng có thể khai thác CV chất lượng từ những nguồn sau để thiết lập nên tệp CV Pool tiềm năng cho mình:
- CV bản cứng đã nhận trực tiếp từ ứng viên cũ: Những ứng viên đã từng ứng tuyển vào công ty bạn trước đây, đã tham gia phỏng vấn và để lại CV bản cứng nhưng chưa thích hợp vào thời điểm cũ có thể lại là ứng viên thích hợp nhất trong hiện tại và tương lai. Hãy kiểm tra lại tệp CV này và nhập liệu thông tin của ứng viên vào hệ thống để quản trị thuận tiện hơn.
- Các trang web tuyển dụng: Trong những tin tuyển dụng đã đăng tải tại các website việc làm trước đây (như TopCV, Vietnamworks, Vieclam24h, v.vv..), chắc hẳn đã có nhiều ứng viên ứng tuyển và để lại CV ở đó. Bộ phận nhân sự có thể kiểm tra và thu thập hết số CV này để làm đầy CV Pool của mình.
- Các tài khoản tuyển dụng trên mạng xã hội: Chắc hẳn bộ phận nhân sự đều có nhiều tài khoản mạng xã hội khác nhau để đăng tin tuyển dụng (như Facebook, LinkedIn, Twitter, v.vv..). Rất có thể các ứng viên tiềm năng đã gửi CV qua tin nhắn của các tài khoản đó mà những người sở hữu tài khoản chưa khai thác hết. Hãy kiểm tra lại và thu thập đầy đủ thông tin của những ứng viên đã gửi CV.
- Email tuyển dụng: Sẽ có nhiều ứng viên gửi thư ứng tuyển vào hòm mail của công ty bạn nếu như công ty bạn từng công khai địa chỉ email trên các phương tiện truyền thông. Lưu ý rằng CV của ứng viên có thể bị ẩn trong hòm thư rác.
- Chương trình tập sự: Doanh nghiệp bạn có thể đã và đang mở chương trình tập sự cho các bạn sinh viên sắp và mới ra trường đến thực tập. Các bạn trẻ đầy tiềm năng này có thể là ứng viên tốt nhất mà công ty bạn cần trong tương lai. Vì thế, đừng bỏ lỡ thông tin của thực tập sinh mà hãy cập nhật ngay vào trong CV Pool.
Bước 5: Chọn nơi lưu trữ và quản lý CV Pool
Bởi CV Pool là một tệp dữ liệu đồ sộ, chứa đến hàng trăm, hàng ngàn CV. Vì thế, việc lưu trữ chúng một cách khoa học và vô cùng quan trọng. Nhiều doanh nghiệp lưu trữ CV Pool trên các nền tảng miễn phí như Excel, Google Sheets, Office 365, v.vv.. Tuy nhiên, cách truy xuất và sử dụng thông tin trên đó khá rườm rà, lại dễ thất thoát dữ liệu.
Nhiều doanh nghiệp khác thì sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để quản lý CV Pool cho chuyên nghiệp, dễ dàng và nhanh chóng hơn, bù lại sẽ phải chi một khoản phí nhất định. Phần lớn các doanh nghiệp đông nhân sự, quy mô lớn, có quy trình tuyển dụng phức tạp sẽ tìm đến các nền tảng quản trị nhân sự này như một giải pháp tối ưu thời gian và chi phí.
Với SHiring, các doanh nghiệp ở mọi quy mô đều có thể lưu trữ và quản lý dữ liệu ứng viên một cách hiệu quả cùng tính năng CV Pool. Nhà tuyển dụng có thể xem, tạo mới CV Pool và phân quyền truy cập trong CV Pool một cách dễ dàng. Toàn bộ dữ liệu ứng viên được lưu trữ và cập nhật ngay trên nền tảng SHiring, giảm thiểu rủi ro thất thoát, dễ dàng truy xuất.
Cách khai thác dữ liệu trong CV Pool
Đến đây, chắc hẳn doanh nghiệp đã hiểu rõ CV Pool là gì. CV Pool chính xác là một kho dữ liệu thô về ứng viên có đủ tiềm năng để ứng tuyển vào các vị trí tuyển dụng tại doanh nghiệp. Với CV Pool, doanh nghiệp có thể khai thác dữ liệu theo các cách:
- Sàng lọc ứng viên: Khi đã có sẵn danh sách CV tiềm năng, nhà tuyển dụng có thể phân loại và xếp hạng CV dựa trên các tiêu chí đã thiết lập ngay từ đầu như vị trí, địa điểm, năng lực, giới tính, v.vv..
- Tìm kiếm ứng viên khi cần: Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, chỉ bằng một nút tìm kiếm, nhà tuyển dụng có thể dễ dàng lọc ra ứng viên dựa trên các thông tin được phân loại sẵn trong hệ thống.
- Nuôi dưỡng và phát triển hệ thống ứng viên: Nhà tuyển dụng có thể gửi email marketing để nhắc cho ứng viên nhớ về sự hiện diện của doanh nghiệp mình. Đây cũng là cách để quảng bá hình ảnh cho công ty rất hiệu quả.
SHIRING cho phép nhà tuyển dụng khai thác tối đa dữ liệu ứng viên trong hệ thống. Đặc biệt với chức năng đồng bộ dữ liệu đa nền tảng, khách hàng của SHIRING có thể đăng tin tuyển dụng lên tất cả các trang tuyển dụng mong muốn như: Vietnamworks, Careerbuilder, Vieclam24h mà không cần mất thời gian để đồng bộ CV một cách thủ công nữa. Chỉ cần một thao tác đăng tin, hệ thống SHIRING sẽ tự động đọc nội dung email ứng tuyển và đẩy hết CV từ bất cứ nền tảng nào về CV pool của SHIRING.
Khám phá tính năng quản lý CV và phân quyền theo CV Pool của SHiring
Các nhà quản trị chắc hẳn luôn hiểu rất rõ giá trị mà CV Pool đem lại cho hoạt động tuyển dụng. Là một phương pháp tuyển dụng nhân sự thông minh, CV Pool giúp đẩy nhanh tốc độ và tăng cường hiệu quả tuyển dụng cho các doanh nghiệp, khi mà các ứng viên có thể được chọn lựa nhanh chóng từ một cơ sở dữ liệu lớn các CV đã được thu thập trước đó.
SHiring – Nền tảng quản trị tuyển dụng hiệu suất cao, được tích hợp trí tuệ nhân tạo AI nên có thể cung cấp những tính năng ưu việt nhất, giúp doanh nghiệp bạn quản trị hoạt động tuyển dụng từ a-z. Trong đó, tính năng quản lý CV tập trung và phân quyền theo CV Pool của SHiring đã được xây dựng và phát triển một cách trọn vẹn:
- Khả năng tạo ra các Pool theo từng vị trí tuyển dụng để quản lý nguồn CV tiềm năng và không giới hạn.
- Cho phép tùy chỉnh thông tin và thuộc tính của từng Pool khi có nhu cầu.
- Phân quyền truy cập đối với từng Pool, chỉ định rõ những nhân sự nào được phép truy cập vào Pool nào để xem thông tin và quản lý Pool.
- CV Pool có thể lưu trữ CV với dung lượng lớn.
- Tự động thu thập nguồn CV từ các sàn việc làm trong nước được nhà quản trị liên kết.
- CV sau khi trích xuất tự động được phân phối vào các Pool tương ứng với từng vị trí tuyển dụng.
- Cung cấp bộ lọc theo các trường thông tin khác nhau như nghề nghiệp, kinh nghiệm, kỹ năng, bằng cấp, v.vv.. để dễ dàng lọc tìm ứng viên phù hợp nhất theo tiêu chí tuyển dụng.
Như vậy, với tính năng tạo vào quản trị CV Pool của SHiring, bộ phận nhân sự không còn phải tiêu tốn thời gian vào việc thu thập, upload CV thủ công lên hệ thống lưu trữ. Bản thân doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một nguồn ngân sách rất lớn vì không nhất thiết phải chạy các chiến dịch tuyển dụng khi đã có sẵn một tệp những ứng viên tài năng trong tay mình. Trên hết, với CV Pool của SHiring, doanh nghiệp bạn có thể chọn lọc ra ứng viên thích hợp nhất với yêu cầu công việc của mình.
>>> Xem thêm: Đập hộp 9 tính năng của SHiring – Quản trị Tuyển dụng hiệu suất cao
Vậy, CV Pool là gì và làm sao để xây dựng, quản lý CV Pool hiệu quả? Bài viết trên đây đã giải đáp chi tiết cho các nhà tuyển dụng. Để xây dựng, quản lý, sắp xếp và khai thác dữ liệu ứng viên trong CV Pool một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp bạn nên tận dụng giải pháp quản trị tuyển dụng hiệu suất cao SHiring.
Đây là nền tảng công nghệ giúp doanh nghiệp bạn xây dựng CV Pool thuận tiện, dễ dàng lưu trữ và quản lý dữ liệu, đảm bảo tính bảo mật, dễ dùng, dễ truy xuất và trên hết là ít tốn kém chi phí. Để duy trì nguồn nhân sự thay thế tiềm năng, kịp thời, doanh nghiệp bạn hãy truy cập và trải nghiệm ngay nền tảng SHiring, mở ra nhiều thành công trong công tác tuyển dụng nhân sự!
