Grand opening, soft opening và launching là gì? Đây là những khái niệm thường được dùng khi nhắc về sự kiện khai trương và ra mắt sản phẩm mới. Trong bài viết sau từ Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn Á Âu, chúng ta sẽ lần lượt phân biệt ba định nghĩa này và tìm hiểu cách áp dụng chúng vào kế hoạch khai trương (bài viết sau sẽ chủ yếu xoay quanh lĩnh vực kinh doanh nhà hàng).
Điểm khác nhau giữa soft opening và grand opening là gì?
Soft opening là gì?
Soft opening trong tiếng Anh có nghĩa là ngày bán thử (chạy thử) của một nhà hàng, quán ăn trước khi chính thức khai trương và đi vào hoạt động. Vào ngày này, các nhà hàng sẽ tiếp đón số lượng khách nhất định nhằm kiểm tra thử chất lượng của tất cả hệ thống, quy trình hoạt động, thực phẩm và kỹ năng của nhân viên.
Đây chính là thời gian để chủ nhà hàng có thể trò chuyện với khách hàng để biết cảm nhận của họ và có sự chuẩn bị tốt nhất cho ngày khai trương chính thức. Do đó, soft opening được ví von là bước đệm thành công cho ngày khai trương chính thức.
Grand opening là gì?
Khi đã hiểu soft opening là gì, chúng ta sẽ giải đáp grand opening là gì. Grand opening là buổi lễ khai trương chính thức cho một showroom, cửa hàng, đại lý hay trung tâm mới đưa vào hoạt động. Đây là sự kiện đánh dấu bước khởi đầu quan trọng và được coi là sự kiện chính thức đầu tiên trong chuỗi sự kiện lớn nhỏ của tổ chức đó trong tương lai.
Nhà hàng khi bắt đầu đi vào hoạt động kinh doanh cần có buổi grand opening để giới thiệu rộng rãi đến khách hàng và tri ân những cổ đông, đơn vị đối tác… Buổi lễ khai trương nhà hàng sẽ quy tụ đông đảo khách mời, nhà đầu tư, khách hàng tiềm năng nhằm phục vụ cho hoạt động phát triển sau này. Đồng thời, trong buổi grand opening sẽ có nhiều sự kiện sôi động như văn nghệ, ăn uống… và đi kèm những chương trình khuyến mãi, tặng quà hấp dẫn.
Quy trình tổ chức soft opening, grand opening cần lưu ý gì?
Kế hoạch tổ chức soft opening là gì?
Xác định thời gian
Thời gian chuẩn bị cho sự kiện soft opening cần thực hiện ít nhất 1 hoặc 2 tuần trước khi ngày khai trương diễn ra. Điều này giúp cho chủ đầu tư có thời gian tiếp nhận ý kiến đến từ khách hàng và có thay đổi kịp thời về thực đơn, nhân sự, trang trí, set up bàn tiệc… Thậm chí, nhiều nhà hàng còn tổ chức một loạt buổi soft opening để bán thử nghiệm nhằm đạt được kết quả tốt nhất cho ngày hoạt động chính thức.
Lựa chọn khách mời
Tiếp đến, cần lên danh sách khách mời cho buổi soft opening. Sau đó, chuẩn bị thiệp mời để gửi đến họ nhằm thể hiện sự tôn trọng và mong đợi họ tham dự. Thông thường, chủ đầu tư nhà hàng sẽ lựa chọn khách mời là thành viên trong gia đình hoặc bạn bè. Họ là những người sẽ sẵn sàng đưa ra những lời góp ý, phê bình chân thực nhất.
Hoàn chỉnh quy trình thực hiện
Tuy là buổi bán thử nghiệm sản phẩm và kiểm tra chất lượng dịch vụ nhà hàng nhưng tất cả quy trình đều phải được thực hiện kỹ lưỡng và cẩn thận nhất. Chất lượng phục vụ tại soft opening chính là tấm gương phản ánh chính xác nhất thành công của ngày khai trương sắp tới. Quy trình càng được thực hiện nghiêm ngặt, những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra càng giảm xuống mức tối thiểu.
Miễn phí bữa ăn hoặc tặng quà
Mục đích của ngày soft opening không phải là kinh doanh mà là để ghi nhận ý kiến đến từ khách hàng và hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ. Do đó, nhà hàng cần chuẩn bị những món quà hoặc miễn phí bữa ăn để thay cho lời cảm ơn đến họ. Đồng thời, điều này còn giúp thu hút đông đảo thực khách muốn tham gia.
Kế hoạch tổ chức grand opening là gì?
Lên kế hoạch grand opening cho nhà hàng
Lựa chọn ngày đặc biệt
Điều đầu tiên cho kế hoạch grand opening nhà hàng là lựa chọn thời gian phù hợp. Ngày và giờ nên được xem xét kỹ lưỡng (thường dựa vào tuổi tác, thời điểm tốt trong năm…) để mang đến thuận lợi, may mắn và suôn sẻ trong việc kinh doanh.
Tìm kiếm chủ đề phù hợp
Thông thường, buổi khai trương chỉ bao gồm tên nhà hàng khá đơn giản. Bạn có thể tìm kiếm một chủ đề dựa trên concept của buổi lễ để gây ấn tượng với khách mời. Những chủ đề cần đơn giản, gần gũi và thể hiện phong cách của nhà hàng.
Xác định chi phí khuyến mãi, tặng quà
Các chương trình khuyến mãi, tặng quà và giảm giá là yếu tố quan trọng để khách mời mong chờ grand opening của bạn. Chính vì vậy, đừng ngần ngại chi ngân sách cho những hoạt động này, nhưng cần phải xác định chi phí cụ thể để có thể kiểm soát và điều chỉnh phù hợp.
Xây dựng chiến lược marketing lâu dài
Grand opening gần như là bước khởi đầu trong chiến lược marketing dài hạn cho nhà hàng. Song song với quá trình chuẩn bị cho buổi lễ khai trương, bạn cần xây dựng kế hoạch marketing vững chắc nhằm giới thiệu và quảng bá sản phẩm dịch vụ của nhà hàng hiệu quả. Một vài cách marketing tiết kiệm nhưng hiệu quả như đặt poster, bảng hiệu quảng cáo, chiêu đãi món ăn dùng thử…
Thực hiện chiến dịch tiếp cận khách hàng
Tiếp theo đó, bạn cần thực hiện các chiến dịch quảng báo để giới thiệu rộng rãi sự kiện khai trương của nhà hàng đến mọi người. Hãy ưu tiên quảng cáo tại các khu vực lân cận thông qua hình thức phát tờ rơi, sau đó tiếp cận mọi người trên Internet bằng các bài PR cập nhật tại website và được đăng tải trên các báo mạng.
Lên kế hoạch chương trình cụ thể
Cuối cùng, bạn phải chốt lại kế hoạch cụ thể và rõ ràng cho buổi lễ khai trương như timeline thế nào, diễn ra trong bao lâu, khách mời bao gồm những ai, trang trí nhà hàng ra sao… Kế hoạch chương trình cần được lên ít nhất 2 – 3 tháng trước khi sự kiện diễn ra để có thể chỉ định, phân công công việc cho nhân viên rõ ràng. Điều này giúp bạn tổ chức sự kiện grand opening tốt đẹp và hạn chế sai sót tối đa.
Xin giấy phép tổ chức grand opening cho nhà hàng
Để có một buổi grand opening thành công, bạn cần nắm những lưu ý khi xin giấy phép sau:
Thời hạn hoàn tất hồ sơ và xin cấp phép
Khi đã chọn được ngày và có kế hoạch tổ chức, bạn cần xin cấp phép. Đừng để sát ngày mới nộp. Bạn nên nộp hồ sơ xét duyệt trước ít nhất 30 ngày.
Các loại giấy tờ cơ bản cần nộp khi xin cấp phép
- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu bạn là đơn vị tổ chức).
- Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép.
- Hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình.
- Nếu chương trình có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền.
- Bản ghi lời bài hát. Với chương trình biểu diễn có nghệ sỹ nước ngoài và có quy mô lớn, bạn cần chú ý nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sỹ đó.
- Nếu có chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công thương.
- Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không (nếu có bán vé thì nộp kèm maket vé bán).
Khi tổ chức grand opening cho chuỗi nhà hàng ở nhiều địa phương, bạn cần xin giấy phép tại một tỉnh và nộp giấy phép của tỉnh đó cho các địa phương khác để nhận công văn cho phép tổ chức.
Ngoài ra, cần lưu ý thời gian và thời hạn nộp, xin cấp giấy phép con tại những tỉnh thành khác. Với sự kiện lớn, bạn cần trình đề án tổ chức đính kèm công văn từ UBND tỉnh (bao gồm đơn vị thực hiện, cơ quan chỉ đạo, kế hoạch truyền thông, nội dung chương trình, danh sách khách mời nếu có sự xuất hiện của những nhân vật đặc biệt, tiến độ thực hiện…).
Lưu ý khác khi triển khai grand opening
Khi tổ chức grand opening, bạn nên gửi giấy phép thông báo đến các cấp chính quyền địa phương để họ biết và hỗ trợ (nếu xảy ra tình trạng gây rối làm mất trật tự, ách tắc giao thông…), bởi sự kiện khai trương đông người chắc chắn sẽ thu hút sự chú ý của đông đảo người đi đường.
Lưu ý quan trọng khi tổ chức grand opening là gì? Đó là không đụng chạm đến các vấn đề nhạy cảm như tôn giáo, chính trị… Sự thiếu cẩn trọng sẽ khiến bạn dễ vướng vào những rắc rối không đáng có mang tính pháp lý.
Launching là gì?
Định nghĩa về launching
Theo bạn, launching là gì? Sự kiện launching là cơ hội để giới thiệu sản phẩm mới nhất của bạn đến khách hàng, nhà đầu tư và những người có ảnh hưởng. Launching thành công đồng nghĩa với việc tạo ra sự cộng hưởng tốt cho sản phẩm mới nhằm xây dựng danh tiếng và tăng doanh số bán hàng.
Với nhu cầu tăng sự chú ý một cách dồn dập và mạnh mẽ tới công chúng mục tiêu, các doanh nghiệp sẽ sử dụng mô hình launching. Mô hình này hướng đến việc tăng nhận diện thương hiệu trên diện rộng trong thời gian ngắn, phù hợp với các chiến dịch được thực hiện trong 1 – 2 tháng.
Các hoạt động sử dụng đến mô hình launching là gì?
Mô hình launching đạt hiệu quả khi áp dụng cho các hoạt động như sau:
- Ra mắt sản phẩm, thương hiệu mới… Ví dụ: VinFast ra mắt hai mẫu SUV điện VF e35 và VF e36.
- Truyền thông sự kiện, hội thảo, lễ mở bán… Ví dụ: Cuộc thi Marketing On Air 2021.
Tung gói khuyến mãi, combo… Ví dụ: Chiến dịch khuyến mãi 12/12 của Lazada.
Mô hình launching được thực hiện bằng cách đo lường thị trường mục tiêu, phân bổ ngân sách, lên lịch chạy, phối hợp với nhiều kênh để tạo nên “đỉnh” truyền thông. Nói tóm gọi, mô hình launching xoay quanh nguyên lý “Nếu sự kiện nào đó xuất hiện với tần suất đủ dày đặc thì sẽ gây sự tò mò và kích thích người ta tìm đến”.
Ưu và nhược điểm của launching là gì?
Ưu điểm của launching
Launching giúp doanh nghiệp nhận được sự quan tâm lớn từ lượng khách hàng tiềm năng trong thời gian ngắn. Hãy thử so sánh xu hướng tìm kiếm giữa Oppo và Bphone trong vòng 5 năm bằng hình sau:
Có thế thấy, trong khoảng 1 tuần, lượng người quan tâm Bphone trong ngày ra mắt đã tăng gấp 2 – 3 lần so với Oppo. Tuy nhiên, sự quan tâm này sau đó tụt giảm. Nếu Bphone tận dụng bước đà bùng nổ này bằng các hoạt động marketing tiếp nối khác, họ sẽ thu hút được sự quan tâm ngang bằng với Oppo.
Nhược điểm của launching
Nhược điểm của launching là gì? Đó là nếu chất liệu truyền thông kém (sản phẩm và chương trình khuyến mãi thiếu hấp dẫn, câu chuyện truyền thông không thu hút…” thì rất khó đạt đỉnh. Còn nếu sản phẩm quá tệ thì launching sẽ là “chiếc thòng lọng” cho doanh nghiệp đó.
Ngoài ra, muốn áp dụng mô hình launching hiệu quả, bạn cần có đội ngũ marketing giỏi. Mỗi lĩnh vực kinh doanh sẽ sở hữu các nhóm khách hàng có hành vi tiêu dùng khác nhau nên việc áp dụng launching cũng sẽ có sự khác biệt. Do đó, đội ngũ marketing non kinh nghiệm sẽ khiến launching không đạt hiệu quả như kỳ vọng.
Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn Á Âu vừa cùng bạn điểm qua các thông tin về chủ đề grand opening là gì, soft opening là gì, launching là gì… Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn phân biệt được ba khái niệm trên và có thể ứng dụng phần nào đó vào kế hoạch kinh doanh trong tương lai.
