1. Tìm hiểu về khái niệm Schedule là gì?
“Schedule” dịch ra tiếng Việt có nghĩa là lịch trình, thời khóa biểu hay còn có thể gọi là kế hoạch cho một công việc nào đó cần thực hiện trong khoảng thời gian nhất định nhằm đáp ứng yêu cầu, mục tiêu đã đề ra.
Đây được xem là một công cụ quản lý thời gian một cách cơ bản nhất, nó bao gồm toàn bộ những nhiệm vụ, những sự kiện hay bất kỳ một hành động, chuỗi sự kiện nào đó được sắp xếp theo thứ tự thời gian cần thực hiện. Việc lên lịch trình này sẽ quyết định đến cách mà người quản lý sẽ giao nhiệm vụ và chính cách giao tài nguyên giữa nhiều nhiệm vụ với nhau được gọi là lập ra lịch trình, người chịu trách nhiệm tạo ra lịch trình đó được gọi là người lên lịch trình.
Như vậy, Schedule có thể được sử dụng một cách vô cùng hữu ích, đóng vai trò quan trọng trong thời gian ngắn như là lịch trình làm việc hàng ngày, có thể là hàng tuần hay dài hơn là hàng tháng, hàng năm. Hầu hết mọi người đều sử dụng Schedule thông qua lịch – nơi mà họ có thể dễ dàng nhìn thấy về ngày tháng thực hiện, lưu ý về các sự kiện diễn ra trong các ngày tháng khác nhau. Thường thì lịch biểu sẽ thể hiện thời gian cụ thể cho một sự kiện nào đó mà họ sẽ lập kế hoạch bằng cách liệt kê ra các thuật toán quan trọng theo một thứ tự nào đó mà các sự kiến sau đó có thể sẽ diễn ra.
Tuy nhiên thì đối với một số trường hợp, lịch trình đưa ra có thể sẽ không chắc chắn và có thể không thực hiện được. Ví dụ như đối với những công việc dựa trên những yếu tố về ngoại cảnh, môi trường xung quanh và ngoài tầm kiểm soát của con người thì khó có thể thực hiện theo đúng lịch trình được. Hay với những người thường xuyên có những chuyến du lịch, nghỉ mát để giảm bớt căng thẳng, mệt mỏi thì có thể tránh việc lập ra các lịch trình cố định vì khả năng thực hiện nó cũng không cao.
Được sử dụng thường xuyên trong công việc và đời sống hàng ngày như vậy thì Schedule có vai trò như thế nào đối với một nhà quản lý doanh nghiệp? Cùng tiếp tục theo dõi những nội dung trong phần tiếp theo nhé!
2. Vai trò của Schedule đối với nhà quản lý
Thực tế có thể thấy, việc lập ra các lịch trình đối với các nhà quản lý doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng, không thể thiếu, góp phần tạo ra một cách làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Cụ thể, việc lập ra các Schedule sẽ giúp người quản lý điều hành doanh nghiệp rất nhiều điều như là:
– Schedule giúp họ có thể nêu ra được những mục tiêu, phương thức quan trọng cần phải đạt được trong công việc và xác định được cách thức thực hiện chúng như thế nào. Bởi khi bạn đã lập ra được một danh sách những công việc, lịch trình mình cần thực hiện thì quá trình làm việc sẽ chủ yếu đi theo hướng của mục tiêu đã đề ra, theo đó hiệu quả đạt được chắc chắn sẽ tốt hơn. Vì chúng ta biết được rằng mình đang ở đâu, đang cần thực hiện những gì và định hướng được các bước đi tiếp theo.
Thêm vào đó, một nhà quản lý chắc chắn sẽ rất nhiều việc cần phải làm mỗi ngày, do đó việc có thể tạo ra được một Schedule sẽ giúp họ sắp xếp công việc sao cho hợp lý, tránh trùng lặp và không giải quyết kịp thời những vấn đề quan trọng. Thông qua các kế hoạch được đưa ra trong Schedule thì họ cũng sẽ dễ dàng hơn trong việc phân chia nhiệm vụ dành cho nhân viên của mình như thế nào sao cho hợp lý và khả năng hoàn thành được cao nhất.
– Vai trò thứ 2 của Schedule chính là giúp nhà quản lý có thể gắn mục tiêu công việc vào khoảng thời gian ngắn nhất để thực hiện chúng. Một ngày làm việc chỉ có 24 giờ, do đó cần phải biết cách phân bố thời gian làm sao để đủ cho việc hoàn thành tất cả các công việc của ngày đó. Do vậy, có một bản kế hoạch, lịch trình cụ thể sẽ giúp nhà quản lý không bị căng thẳng, áp lực với khối lượng công việc quá nhiều.
– Ngoài ra thì đối với một nhà quản trị, việc tạo ra các Schedule cũng giúp cho việc kiểm tra tiến độ công việc và hiệu quả mà nhân viên đạt được như thế nào, có đáp ứng được những yêu cầu mình đã đưa ra hay không, đồng thời cũng phát hiện ra các sai sót và kịp thời xử lý, đảm bảo cho các hoạt động được diễn ra suôn sẻ nhất.
Như vậy, việc thường xuyên lập ra các Schedule trong quá trình làm việc và quản lý công việc là điều hết sức cần thiết, không thể nào thiếu đối với bất kỳ ai, đặc biệt là các nhà quản lý, quản trị doanh nghiệp.
3. Cách để lập một Schedule hiệu quả nhất
Việc lập Schedule là hết sức quan trọng đối với mỗi chúng ta, nhất là các nhà quản lý. Tuy nhiên, không phải ai cũng có khả năng để tạo ra những kế hoạch, lịch trình khoa học, hiệu quả và triển khai thực hiện được theo đúng những gì đã đề ra. Vậy làm sao để có thể tạo được một Schedule hoàn hảo nhất?
3.1. Lập Schedule làm việc theo ngày
Với những công việc cần thực hiện theo ngày thì bạn cũng cần lập cho mình những kế hoạch để giúp giảm bớt stress, đồng thời có thể kiểm soát một cách tốt hơn khối lượng công việc của mình như thế nào. Vậy để lập được một Schedule theo ngày thì cần thực hiện những gì?
– Cần chuẩn bị cho mình một cuốn lịch để bàn và đặc biệt là cần có đủ khoảng trống để bạn có thể thực hiện ghi chép lại nội dung công việc mình cần làm cũng như ghi chú được những sự kiện đặc biệt sẽ diễn ra. Bên cạnh đó, bạn cũng nên sắm cho mình một cuốn sổ ghi chép cá nhân để có thể liệt kê được những công việc mình đã làm được, những gì chưa làm được và hướng giải quyết những tồn đọng đó như thế nào và đưa ra đề xuất cho những ngày tiếp theo.
– Tiếp đó, bạn cần phải biết sắp xếp các nhiệm vụ, công việc hàng ngày của mình một cách thật cụ thể, chi tiết nhất. Và hiện nay, thời đại công nghệ phát triển, bạn có thể thực hiện ghi lại lịch trình ngay trên các phần mềm quản lý máy tính, do đó, có thể tô màu, ghi chú cho những nhiệm vụ, công việc của mình theo trình tự, công việc nào cần thực hiện trước, công việc nào có thể làm sau cũng như tính chất của từng công việc như thế nào.
Thực tế, việc sắp xếp công việc bằng cách tô màu như vậy sẽ vô cùng hữu ích giúp bạn có thể quản lý các đầu công việc một cách dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.
– Sau đó, bạn cần phải xác định cho mình những công việc, nhiệm vụ nào quan trọng hơn và thực hiện trước. Đó là những công việc không thể nào trì hoãn được, do đó cần ưu tiên thông qua việc xác định những vấn đề sau:
+ Những công việc, nhiệm vụ nào đã tới kỳ hạn cần nộp?
+ Những công việc nào cần dành nhiều thời gian hơn để thực hiện?
+ Những nhiệm vụ nào sẽ có ảnh hưởng và quyết định trực tiếp đến hiệu quả của công việc?
+ Những nhiệm vụ nào sẽ có thể gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện?,…
– Và cuối cùng, bạn cần phải đặt ra kỳ hạn cụ thể đối với từng công việc thực hiện. Là một nhà quản lý, bạn sẽ cần phải có sự tính toán thật cẩn thận để có thể đưa ra thời hạn hợp lý nhất cho từng công việc để nhân viên cũng như bản thân mình có thể hoàn thành tốt. Đặc biệt, thời hạn dành cho các nhiệm vụ không nên sắp xếp quá gần nhau, điều đó sẽ khiến cho người thực hiện rơi vào tình trạng stress và hiệu quả công việc cũng không cao.
3.2. Lập Schedule làm việc theo tuần
Đối với khoảng thời gian khá dài là 1 tuần thực hiện công việc thì nhà quản lý sẽ cần phải cân nhắc kỹ lưỡng về các đầu công việc sao cho hợp lý nhất để lên được một Schedule hiệu quả. Theo đó, bạn có thể lập kế hoạch dựa trên những yêu cầu sau:
– Thực hiện tìm kiếm và xác định những khoảng thời gian rảnh và dự trù được những quỹ thời gian rảnh rỗi khác nhau mà không nằm trong quãng thời gian dành cho công việc. Điều đó có nghĩa là tận dụng thời gian của mình để giải quyết, xử lý những vấn đề còn tồn đọng, tình huống phát sinh xảy ra trong quá trình làm việc.
– Cần phải lấp đầy những khoảng thời gian rảnh bằng những công việc khác nhau và cần lựa chọn những công việc quan trọng, cần thiết để ưu tiên thực hiện trước.
– Quá trình thực hiện công việc chắc chắn sẽ không thể nào đảm bảo tuyệt đối giống như kế hoạch đã đưa ra. Do đó, khi lập Schedule và sắp xếp nhiệm vụ, hãy phân bố thời gian hợp lý và có thể dành khoảng thời gian cuối tuần để tổng kết và giải quyết, xử lý các vấn đề còn tồn đọng, chưa thực hiện được.
– Luôn phải theo sát việc thực hiện kế hoạch của nhân viên để có những đánh giá khách quan, chi tiết nhất về kết quả của công việc hàng tuần, qua đó có thể đưa ra được những kế hoạch cho các tuần tiếp theo một cách phù hợp và đảm bảo được việc thực hiện đạt hiệu quả tốt hơn.
Việc làm
Hy vọng qua bài viết trên đây của timviec365.vn, các bạn đã hiểu và nắm rõ về Schedule là gì cũng những thông tin cơ bản liên quan đến việc lập Schedule. Và qua đó, là một nhà quản lý, các bạn sẽ có thể lập cho mình được một bản kế hoạch, lịch trình công việc hoàn hảo cũng như đạt hiệu quả cao nhé!
