Ví dụ về bằng chứng kiểm toán sẽ giúp kế toán viên và người điều hành doanh nghiệp dễ dàng nhận biết được đặc điểm và phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán. Cùng MAN tìm hiểu chi tiết các ví dụ trong bài viết sau đây ngay nhé.
Thông tin đặc điểm bằng chứng kiểm toán (BCKT)
Khi nền kinh tế phát triển, kiểm toán sẽ ngày càng trở nên quan trọng, và trở thành một công cụ để kiểm tra tính chính xác của các BCTC và cung cấp thông tin xây dựng lòng tin cho các bên quan tâm. Về cơ bản, kiểm toán báo cáo tài chính là quá trình thu thập và đánh giá bằng chứng về báo cáo tài chính dựa trên các cơ sở dẫn liệu. Các loại bằng chứng kiểm toán khác nhau sẽ có ảnh hưởng khác nhau đến kết luận của báo cáo kiểm toán. Bằng chứng phải đáp ứng các yêu cầu của bằng chứng kiểm toán nhất định, trong đó phải kể đến tính đầy đủ của các bằng chứng kiểm toán.
Định nghĩa BCKT là gì?
Kiểm toán tài chính có chức năng là việc xác minh và bày tỏ ý kiến về những bản khai tài chính thể hiện qua quá trình thu thập và đánh giá bằng chứng báo cáo tài chính (BCTC) của một tổ chức kinh tế nào đó với mục đích xác nhận, báo cáo mức độ phù hợp của các BCTC này với những chuẩn mực đã được thiết lập thông qua báo cáo kiểm toán (BCKT). BCKT ghi nhận ý kiến của các kiểm toán viên, đây là những sản phẩm quan trọng nhất của công cuộc kiểm toán, độ hợp lý và chính xác của nó phụ thuộc nhiều vào bằng chứng mà kiểm toán viên đã thu thập được trong quá trình thực hiện kiểm toán.
Bằng chứng kiểm toán có tên tiếng anh là Audit Evidence được hiểu là toàn bộ những tài liệu, thông tin do kiểm toán viên thu thập trong cuộc kiểm toán, đồng thời dựa trên các thông tin và tài liệu này, kiểm toán viên sẽ đưa ra các kết luận, hình thành các ý kiến kiểm toán (YKKT). BCKT bao gồm những thông tin, tài liệu chứa đựng trong sổ kế toán, tài liệu, kể cả BCTC và những tài liệu, thông tin khác.
BCKT để chính xác nhất cần phải được thu thập bằng các phương pháp quan sát, kiểm tra, thẩm vấn, xác nhận, phân tích, tính toán, kiểm kê, chọn mẫu…. nên khi thu thập BCKT cần phải đảm bảo tính tính đầy đủ (thước đo về số lượng) và thích hợp (thước đo về độ tin cậy, chất lượng) cho mục tiêu kiểm toán.
Định nghĩa khái quát tính đầy đủ của các bằng chứng kiểm toán
Tính đầy đủ của bằng chứng kiểm toán chỉ số lượng bằng chứng mà các kiểm toán viên phải thu thập được để làm cơ sở đưa ra ý kiến. Trong chuẩn mực kiểm toán 500 cũng ghi nhận định nghĩa về tính đầy đủ của BCKT: tính đầy đủ của BCKT là thước đo số lượng BCKT. Số lượng BCKT thu được tùy thuộc vào đánh giá của kiểm toán viên về rủi ro của các sai sót trọng yếu và chất lượng của từng khoản mục từng khoản mục của BCKT.”
Đây là một vấn đề không có thước đo, tiêu chuẩn chung nào của chuẩn mực về yêu cầu cần số lượng bao nhiêu bằng chứng là đủ, mà số lượng BCKT vào xem xét của kiểm toán viên. Ví dụ, để kết luận rằng nợ phải thu có trong thực tế, thư xác nhận là BCKT thích hợp nhưng kiểm toán viên chỉ có thể đưa ra kết luận khi đạt được một cỡ mẫu cần thiết, thủ tục thực thi ở một thời điểm thích hợp.
Định nghĩa khái quát tính thích hợp của các bằng chứng kiểm toán
Tính thích hợp của BCKT sẽ phụ thuộc vào nguồn gốc của các bằng chứng bên trong hoặc bên ngoài của doanh nghiệp kiểm toán; dạng bằng chứng là tài liệu hay là vật chất); hệ thống kiểm soát nội bộ là hữu hiệu hay không; sự kết hợp giữa các loại bằng chứng.
Ví dụ kiểm toán viên có sự nghi ngờ đối với khả năng nghiệp vụ bán hàng có thể bị ghi trùng lặp để làm doanh thu tăng. Kiểm toán viên sẽ chọn một hóa đơn bán hàng và sau đó sẽ đối chiếu theo trình tự kế toán đến sổ nhật kí bán hàng, hóa đơn vận chuyển hàng hóa và biên bản đã giao hàng hóa.
Nhưng trong trường hợp này, BCKT được kiểm toán viên thu thập không phù hợp đối với mục tiêu của kiểm toán. Vì thế, BCKT sẽ không đảm bảo được tính thích hợp với mục tiêu kiểm toán.
Phân loại, ví dụ bằng chứng kiểm toán cụ thể của kiểm toán viên
Kiểm toán viên phải thu thập rất nhiều BCKT khác nhau. Kiểm toán viên thường sẽ phân loại BCKT theo những cách sau đây để tạo sự thuận tiện:
BCKT phân loại theo nguồn gốc
- BCKT được kiểm toán viên phát hiện và khai thác: những bằng chứng thuộc loại này, thông thường sẽ do kiểm toán viên trực tiếp thu thập tại các đơn vị được kiểm toán thông qua quan sát vật chất, quan sát, điều tra, tính toán lại…
- BCKT do bên được kiểm toán phát hiện và cung cấp: những bằng chứng kiểm toán này, thường sẽ bao gồm ghi chép, chứng từ, báo cáo kế toán; chế độ quản lý, các biên bản giải trình, quy chế tại đơn vị…
- BCKT được cung cấp bởi bên thứ ba có quan hệ độc lập với đơn vị được kiểm toán: gồm các tài liệu, biên bản xác nhận, các chứng từ kế toán…
BCKT phân loại theo hình thức
- Những chứng từ về kế toán;
- Những báo cáo, văn bản của bên thứ ba có liên quan;
- Các báo cáo kế toán nội bộ và BCTC;
- Các ghi chép kế toán, ghi chép khác của doanh nghiệp;Những tài liệu được kiểm kê thực tế;
- Giải trình của các cán bộ nghiệp vụ và nhà quản lý trong doanh nghiệp;
- Những biên bản làm việc có liên quan với các bên như: ngân hàng, cơ quan tài chính, thuế, hải quan…);
- Hợp đồng kinh doanh, dự toán, kế hoạch được phê duyệt;
- Những tài liệu được kiểm tra và tính toán lại;
- Những tài liệu dưới những hình thức khác.
Phân loại dựa vào các thủ tục kiểm toán: Bằng chứng phân tích; dạng bằng chứng phỏng vấn; bằng chứng tính toán; bằng chứng quan sát; bằng chứng kiểm tra.
Phân loại theo loại hình bằng chứng: Bao gồm có các dạng bằng chứng vật chất như bản kiểm kê hàng tồn kho, hiểu biết kiểm toán, biên bản kiểm kê tài sản cố định… phân loại bằng chứng theo dạng này có tính tính thuyết phục cao.
- Ví dụ về bằng chứng kiểm toán:
Khi kiểm toán viên kiểm toán số dư tài khoản nợ phải thu của doanh nghiệp ABC thì kiểm toán viên sẽ gửi giấy xác nhận công nợ cho người mua của doanh nghiệp ABC và tiếp theo đó là thu thập các bản xác nhận công nợ này rồi lưu trữ hồ sơ làm cơ sở để có thể đưa ra ý kiến kiểm toán phù hợp về vấn đề này. Và đây được xem là một ví dụ của bằng chứng kiểm toán.
Phương pháp dùng để thu thập bằng chứng kiểm toán (BCKT)
Một số phương pháp dùng để thu thập BCKT gồm có: quan sát, kiểm tra, phỏng vấn, xác nhận từ bên ngoài, thực hiện lại, tính toán lại, các thủ tục phân tích và điều tra (nếu có). Các phương pháp này thông thường sẽ được thực hiện kết hợp với nhau.
Kiểm tra
Đây là kỹ thuật xem xét hàng loạt những tài liệu kế toán như chứng từ, sổ kế toán, hóa đơn, tài liệu, BCTC… hay xem xét những tài sản thực tiễn. Kiểm tra là quy trình khai thác, so sánh các tài liệu có sự tương quan hữu hình trong đơn vị kiểm toán. Phương pháp này sẽ được sử dụng so với BCTC, phiếu nhập xuất kho, sổ kế toán, hóa đơn thanh toán…
Khi kiểm toán viên sử dụng giải pháp này, có thể thực thi theo hai cách sau:
- Cách 1: Trên cơ sở tóm lại những cái có sẵn, kiểm toán viên sẽ tiến hành triển khai, thu thập dữ liệu để làm các điều kiện kèm theo hỗ trợ cho kết luận sau cuối.
- Cách 2: Xem xét các tài liệu từ lúc vừa phát sinh đến khi đã vào sổ nghiệp vụ kế toán. Triển khai theo hai góc độ, một là kiểm tra ngược lại chứng từ gốc, hai là từ phản ánh trên sổ kế toán từ chứng từ gốc.
Quan sát
Quan sát là giải pháp thu thập bằng BCKT mà kiểm toán viên có thể sử dụng. Bao gồm những công việc: giám sát, theo dõi theo thủ tục, quá trình, hiện tượng khác lạ do các cá thể khác thực hiện. Ví dụ như việc kiểm toán viên theo dõi quy trình kiểm tra thực tế, theo dõi những thủ tục kiểm tra do đơn vị tự triển khai. Đi thực tiễn hiện trường doanh nghiệp đang quản lý và vận hành của để có cái nhìn khách quan và rõ ràng về hạ tầng kỹ thuật và thực trạng hoạt động của doanh nghiệp.
Nếu tất cả được triển khai và vận hành đúng cách, thì phương thức quan sát mang lại cho kiểm toán viên nhiều bằng chứng với độ đáng tin cậy tương đối cao. Tuy nhiên, với cách quan sát, những bằng chứng được thu thập chưa phản ánh khách quan và đầy đủ, vì vậy kiểm toán viên cần phối hợp thêm nhiều phương pháp khác.
Điều tra
Điều tra là cách thức đề cập đến quy trình khai thác thông tin từ những cá thể có sự hiểu biết và tương quan với các đơn vị được kiểm toán. Phương pháp này được thực hiện qua việc phỏng vấn trực tiếp, gửi thông tin chính thức hoặc tương tác về hiệu quả thu thập được. Điều tra giúp kiểm toán viên có được những những tài liệu khác, nhằm mục đích củng cố độ tin cậy của các BCKT trước đó. Điều tra sẽ được thực hiện với 3 bước:
- Kiểm toán viên phải nắm rõ được các đối tượng cần phỏng vấn, tìm hiểu mục tiêu, nội dung, thời lượng của cuộc phỏng vấn.
- Kiểm toán viên phổ biến lý do phỏng vấn, tương tác, ghi chép kỹ kết quả và đề nghị đối tượng được phỏng vấn xác thực những gì đã cung cấp bằng việc ký cam kết.
- Kiểm toán viên đưa ra tóm tắt cuối cùng sau những gì đã ghi chép được.
Xác nhận
Phương pháp này nhằm mục đích xác nhận lại những gì đã được được thể hiện ra trong hệ thống tài liệu kế toán.
Tính toán
Tính toán là phương pháp kiểm tra tính xác nhận về góc nhìn khách quan từ toán học với tài liệu biểu lộ trên hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán, báo cáo giải trình kinh tế tài chính… và các biểu mẫu tương quan thay vì tiến hành thống kê độc lập và đo lường của kiểm toán viên. Chẳng hạn như, tính lại những tài liệu đã được xác nhận.
Quy trình nghiên cứu, phân tích trong việc kiểm toán
Đề cập đến quá trình phân tích, nghiên cứu các dữ liệu và thông tin. Từ đó có thể nhìn ra được những biến động cũng như các mối quan hệ có sự chênh lệch so với những dữ liệu khác có liên quan.
Trên đây là toàn bộ thông tin về các ví dụ về bằng chứng kiểm toán. Nếu bạn đọc còn thắc mắc hoặc cần tư vấn hãy liên hệ đến MAN – Master Accountant Network để được giải đáp nhanh chóng nhé.
Đọc thêm: Kiểm toán là gì? Những điều cần biết về ngành kiểm toán
Ban biên tập: MAN
